Educacional
O módulo Educacional é o coração do TOTVS Educacional. Toda a inteligência dos processos de gestão relativos às atividades educacionais está contida nele.
Currículo e Oferta
A funcionalidade de Currículo e Oferta do módulo Educacional reúne os cadastros gerais de alunos, professores, turnos e horários, assim como a estrutura curricular da sua instituição. O sistema permite que você estruture uma grade de cursos, habilitações, disciplinas oferecidas, com turmas e horários considerando a alocação de professores e o plano de aulas, com agilidade, enxergando todas as variáveis.
A funcionalidade também permite montar o Quadro de Horário manualmente, de forma intuitiva, e o sistema faz a conferência automática dos horários propostos para verificar qualquer divergência antes de alocar os professores ou enturmar os alunos.
Matrícula e Avaliação
Não perca a cabeça gerenciando centenas ou até milhares de processos de matrícula e rematrícula na sua instituição de ensino, a cada ano ou a cada semestre. O sistema realiza o processo em alta velocidade e integra automaticamente os dados dos contratos acadêmicos e financeiros à função de controle financeiro da solução e ao ERP utilizado. Tudo para agilizar sua vida, reduzir sua despesa administrativa e potencializar a geração de receita na sua instituição de ensino.
Além disso, gerencie com eficiência as avaliações de alunos e professores em relação ao desempenho acadêmico. Flexível e utilizando regras calculadas por fórmulas que podem ser montadas de forma similar ao de planilhas, é possível criar provas, trabalhos e avaliações das etapas de acordo com cada necessidade da instituição, utilizando notas objetivas ou conceitos, avaliações subjetivas (avaliação por pesquisa) além de todo o controle obrigatório de frequência e chamada. O destaque aqui é colocar na palma da mão do professor estas funcionalidades para lançamento de notas, avaliações e frequência, através do aplicativo eduCONNECT.
Atividades Acadêmicas
Aumente a eficiência na gestão das atividades de rotina da sua instituição. Este módulo permite realizar de forma rápida, eficiente e integrada tarefas de enturmação, a transferência de turmas, por exemplo numeração, progressão e apuração de resultados.
Nele, você também controla a oferta de atividades como palestras, oficinas etc. Permite coletar todos os dados necessários junto à comunidade acadêmica para a avaliação de cursos, dá apoio ao preenchimento de dados do Censo da Educação Superior e Básica, e ainda ajuda você a realizar a Avaliação Institucional da Comissão Permanente de Avaliação (CPA). Isso vai ajudar você a medir os resultados e descobrir onde pode melhorar a nota da sua instituição.
Além disso, é no módulo Educacional que sua instituição gerencia todo o atendimento ao aluno, o que inclui acesso ao Portal do Aluno ou aplicativo eduCONNECT. Assim, você reduz o atendimento presencial da secretaria e permite mais agilidade em rotinas como o controle e a geração de registros, certificados e diplomas.
As Rotinas Acadêmicas do módulo Educacional incluem ainda:
A funcionalidade Financeira e Contábil do módulo Educacional foi desenhada de acordo com as necessidades específicas das instituições de ensino. Com ela, você gerencia de forma mais eficiente os registros, gerando dados automaticamente para melhor controle dos registros financeiros e contábeis.
Para isso, auxilia você na gestão financeira e na gestão dos contratos acadêmicos, planos de pagamento, serviços educacionais, faturamento e contabilização, com recursos para controle do fluxo de caixa além de indicadores de inadimplência e régua de cobrança.
O sistema gera as NFS-e por caixa ou competência, além de oferecer uma ferramenta de controle de recursos e instalações integrada ao Patrimônio, para gerenciar a depreciação de ativos e manter um registro fiel do valor do patrimônio em seus livros contábeis.
Processo Seletivo
Gerencie todo o processo de seleção de alunos da sua instituição, de ponta a ponta, desde a inscrição até a matrícula e o ingresso efetivo dos aprovados. O módulo Processo Seletivo permite gerar a taxa de inscrição e administrar o recebimento do pagamento.
O sistema oferece um Portal de Inscrições, onde você parametriza o modelo de inscrição e os formulários e que permite ainda a oferta on-line de cursos, com fluxo de etapas reduzido e matrícula efetuada diretamente no módulo Educacional.
Quando o aluno se inscreve, o sistema gera comprovante de inscrição, com dia, hora e local das provas de seleção, separando os estudantes por sala, de acordo com as regras definidas de distribuição de locais e provas.
Na hora da prova, o sistema gerencia as listas de presença dos candidatos, para evitar falhas de registro ou fraudes. E se a sua instituição usa o ENEM para selecionar os alunos, o sistema importa as notas do exame para gerar a lista de classificação e a chamada dos aprovados.
E você não precisa se preocupar com o pagamento dos colaboradores envolvidos no processo seletivo. O sistema é integrado ao módulos de Folha de Pagamento e Gestão Financeira, permitindo realizar o pagamento do pessoal seja por RPA (autônomos) ou no modelo de contratação por CLT.
O módulo ainda tem integração com o Captação de Alunos, solução complementar, que permite a gestão integrada da captação de leads e funil de matrículas e vendas.
Gestão Bibliotecária
A biblioteca é um dos ativos mais valiosos de uma instituição de ensino e conta pontos na avaliação de qualidade do MEC. Gerencie esse patrimônio com maior eficiência. O módulo de Gestão Bibliotecária do TOTVS Educacional realiza todo o cadastro e importação de dados referentes às publicações e exemplares do acervo, e importa tags geradas em diversos formatos.
Além de fazer o inventário e o controle de periódicos, o sistema também permite controlar os empréstimos e devoluções dos exemplares, e gerenciar prazos e multas, integrando os pagamentos ao módulo Financeiro.
Os cadastros de alunos e professores, por sua vez, são integrados ao Educacional, assim como as bibliografias obrigatórias e recomendadas vinculadas às matrizes curriculares e o controle de débitos no momento da matrícula.
Avaliação e Pesquisa
Mantenha um banco de questões para provas, simulados e testes, com o módulo Avaliação e Pesquisa do TOTVS Educacional. Desse modo, você pode criar provas dinâmicas, com base no nível de dificuldade desejado para cada rodada de avaliação.
Você pode inserir imagens nas questões, que são separadas por áreas de conhecimento, disciplinas ou matérias, com suporte a múltiplos idiomas. O módulo oferece ainda ambiente de avaliação para provas de certificação e possui um portal para realização de provas e pesquisas eletrônicas, com correção e classificação automatizadas.
Além de provas de conhecimento, é possível também realizar pesquisas de opinião. O módulo é integrado ao TOTVS Educacional para CPA (avaliação institucional), Avaliação Socioeconômica, Provas Eletrônicas e de certificação.
Portal de Alunos e Professores
Permita que sua comunidade utilize os portais web, de alunos, responsáveis e professores, levando assim mais informações e auto atendimento ao seu público.
Para os alunos e responsáveis, agenda do dia, visualização online e comparativa do desempenho, realiza a rematrícula, faz solicitações diretamente a secretaria acadêmica e emite documentos de forma online. Conta ainda com os recursos financeiros para negociação de débitos e pagamento das mensalidades.
Com os professores, auxilia a rotina diária, apoiando nas atividades de chamada, digitação de notas e faltas, plano de aula e demais componentes do diário de classe.
Backoffice
Gestão Financeira
O módulo TOTVS Gestão Financeira é integrado ao TOTVS Educacional. Com ele, você tem uma gestão de finanças vocacionada para o setor educacional. O módulo permite realizar acordos e negociações de débito, presenciais ou on-line, por meio dos aplicativos e portais de alunos e responsáveis.
Tudo é processado automaticamente, com base nos dados do TOTVS Educacional. Além disso, você pode agrupar boletos e faturamento, receber pagamentos por cartão de crédito e débito, e gerenciar toda a comunicação bancária e registro de boletos. Sem falar no controle de fluxo de caixa a pagar e a receber, fundamental para manter a saúde financeira da sua instituição.
Gestão Contábil e Controladoria
Outro módulo do TOTVS BackOffice, o módulo de Gestão Contábil e Controladoria permite melhorar o controle de custos e movimentações contábeis da instituição de ensino. Com ele, você contabiliza bolsas e faz cálculos retroativos relativos à concessão, rateios de centros de custos até nível de disciplina de turma, além de criar eventos contábeis automatizados e rastrear todos os lançamentos. Isso permite a instituição de ensino medir facilmente a margem de contribuição de um curso ou a rentabilidade total da operação.
Compras, Estoque e Faturamento
Toda instituição de ensino também é, por essência, uma empresa e necessita gerir contratos, comprar e se relacionar com fornecedores.
Para atender a esta necessidade, o Compras, Estoque e Faturamento permite fazer a gestão da execução orçamentária, controlar o estoque do almoxarifado, realizar processos de compras, de ativos ou materiais de consumo, calcular os impostos e realizar as integrações necessárias com a Controladoria e Financeiro.
Já o faturamento realiza a emissão das notas fiscais e integra com as rotinas fiscais exigidas.
Folha de Pagamento
Integrado ao TOTVS Educacional, o Folha de Pagamento é vocacionado para atender o segmento de educação. Com ele, você tem controle do Movimento de Ensino, capturando a produção do professor em sala de aula, atividades extras e ofertadas.
O módulo faz o cálculo correto dos múltiplos vínculos de docentes na folha, e administra a resilição de contratos acadêmicos dos professores. Além disso, conta com tabelas salariais docente onde você ainda pode fazer o rateio da produção do professor até o nível da disciplina da turma. Permite a importação do Currículo Lattes.
